Kuinka kirjoittaa kirje toimittajalle

Liikeviestintä vaatii herkkyyttä, varsinkin kun kyse on kirjeistä tavarantoimittajalle, koska vetoomuksen syy voi olla velvoitteiden noudattamatta jättäminen paitsi hänelle myös organisaatiollesi.

Käyttöohje

1

Jos olet nyt ensimmäinen kerta ottaa yhteyttä toimittajaan tilataksesi tuotteita häneltä, käytä kyseisen organisaation laatimaa vakiomuotoista toimituslomaketta. Jos tätä lausumaa ei julkaista sähköisesti organisaation verkkosivuilla, kirjoita kirje vapaasti.

2

Jos tilaat useita tuotetyyppejä eri määrin, tilaa tarvittaessa taulukko, jossa on tuotteen nimi, esine, väri. Kirjoita velvollisuus maksaa tilatut tavarat, toimita toimittajalle organisaatiosi tiedot. Näiden tietojen perusteella toimittaja laatii sopimuksen. Ilmoita kirjeen lopussa toiveesi jatkaa molemminpuolisesti hyödyllistä yhteistyötä.

3

Jos kirjeesi toimittajalle koskee sopimuksesta johtuvien velvoitteiden virheellistä täyttämistä, väärien laatu-, laatu- tai tyyppisten tavaroiden ennenaikaista toimittamista, käytä vaihtoja “Kirjeellä ilmoitamme sinulle …”, “Me ilmoitamme sinulle …”. Ilmoita selvästi syy, miksi et voi hyväksyä lähetettyjä tavaroita. Katso sopimus tai sopimushakemus, joka osoittaa, kuinka monta yksikköä ja millaisen tuotteen toimittajan olisi pitänyt lähettää sinulle. Tässä tapauksessa toimittajalla on helpompi korjata virheensä.

4

Jos kirjeesi koskee mahdotonta maksaa tavaroita sopimuksessa asetetussa määräajassa, ilmoita asiasta toimittajalle pehmeimmässä, mutta samalla virallisessa muodossa. Käytä liikevaihtoja "Pahoittelemme maksuviivästystä …", "Olosuhteiden vuoksi emme voi maksaa laskuja ennen …".

5

Kerro vastapuolelle tarkalleen, kun aiot maksaa velan hänelle, ja että organisaatiosi takaa tämän velvoitteen täyttävän. Ilmoita kirjeen lopussa, että tämä jakso ei vaikuta pitkäaikaiseen kumppanuuteen.