Kuinka toteuttaa prosessimenetelmä

Laadunhallintajärjestelmän käyttöönoton alkaessa meillä kaikilla on ISO 9001-2008: n perusvaatimus organisaation prosessimenetelmän soveltamisesta johtamiseen. Prosessilähestymistavan toteuttaminen vaatii organisaation päälliköltä huomattavia ponnisteluja, mutta toteutuksen vaikutus ei jää huomaamatta.

Ensimmäinen askel on esitellä koko organisaation työ erityyppisenä toimintona, joka muuttaa asiakkaidensa odotukset, tarpeet ja vaatimukset tarvitsemikseen tuotteiksi (palveluiksi). Jotta organisaation työ voidaan koordinoida ja johtaa toivottuihin tuloksiin, organisaation kaikki toiminnot on edustettava prosessina, jotka muuttavat panokset (materiaalit, tiedot jne.) Tuotoksiksi (tuotteet, palvelut, jalostettu tieto jne.).

Jokaiselle valitulle prosessille on määritettävä, mitkä resurssit (rahalliset, aineelliset, inhimilliset jne.) Sille tulisi tarjota ja minkä pitäisi olla kunkin prosessin erityinen tulos. Prosessin tulosten suhteen on huomattava, että mitä selkeämmin tulokselle asetettavat vaatimukset muotoillaan, sitä helpommin henkilöstöllä on mahdollisuus ymmärtää heidän panoksensa organisaation toimintaan ja sitä avoimempi koko organisaation johtamisjärjestelmä on.

Prosessin hallinnan varmistamiseksi prosessin omistaja on osoitettu. Prosessin omistaja on henkilö, joka ohjaa prosessia ja on vastuussa prosessin halutun tuloksen saavuttamisesta.

Jotta voidaan varmistaa organisaation toiminnan jatkuva parantaminen, on tarpeen antaa etukäteen mahdollisuus prosessien tehokkuutta ja vaikuttavuutta koskevan tiedon keräämiseen ja systemaattiseen analysointiin.

Kun prosessimenetelmän toteuttamista koskevan metodologisen osan valmistuminen on valmis, voit aloittaa käytännön vaiheet. Ensinnäkin on tarpeen suorittaa henkilöstölle asianmukaiset tiedotukset prosessimenetelmästä, tuoda vaatimukset prosessien tuloksiin, varmistaa, että henkilökunta ymmärtää organisaation kaikkien prosessien suhteen ja kunkin prosessin merkityksen organisaation kokonaistuloksissa.

Henkilöstön osallistumisen varmistamiseksi organisaation toiminnan jatkuvan parantamisen prosessiin on syytä laatia etukäteen sopiva henkilöstön motivaatiojärjestelmä, jonka tavoitteena on saavuttaa tarvittavat prosessitulokset.