Kuinka pitää hallintotietueita

Viralliset tiedot yrityksen taloudellisesta tilanteesta esitetään tilinpäätöksessä. Mutta taloudellisen toiminnan prosessissa ilmenevien asioiden nopeaa ratkaisemista varten johdon kirjanpito on välttämätöntä. Menestyvän liiketoiminnan kannalta sinun on rakennettava se useisiin perusperiaatteisiin.

Käyttöohje

1

Organisaation johtamislaskentajärjestelmän tulisi perustua tietoihin, jotka on koottu seuraavien vaatimusten mukaisesti: - esityksen lyhyys ja selkeys, tarpeettomien yksityiskohtien puuttuminen - tarkkuus ja luotettavuus - tehokkuus, toisin sanoen sen pitäisi olla käytettävissä tarvittavaan aikaan - vertailukelpoisuus aika- ja yritysjakojen mukaan - kohdistaminen, ts. se on ilmoitettava vastuuhenkilöille, kuitenkin luottamuksellisesti.

2

Johdon kirjanpidolle ei ole yleisesti hyväksyttyä standardia. Luo yrityksellesi sopiva järjestelmä, joka olisi optimaalinen operatiivisen päätöksenteon kannalta.

3

Kun kehität johdon laskentamenettelyä, rakenna se kahteen pääosaan: varojen ja velkojen nykyisen tilan kirjanpito; kustannuslaskenta. Tämän menetelmän soveltaminen auttaa selvittämään rahan käytön määrän ja suunnan sekä ennakoimaan tulevat tarpeet lisärahoituksen saamiseksi.

4

Resurssien ja velkojen nykyinen kirjanpito on yhteenvetojen ja raporttien laatiminen yritysyksiköiden toiminnasta kullakin hallintoalueella säännöllisin väliajoin (päivittäin, viikoittain, kuukausittain). Yhteenvetoissa pääsääntöisesti joka päivä tilanne kirjataan eri toiminta-alueille, raportit vahvistavat välitulokset tiettyyn ajanjaksoon tai tiettyyn päivämäärään (kuukauden tai viikon ensimmäinen päivä). Yhteenvetoraporteissa esitetään kattava yhteenveto merkittävimmistä tiedoista, jotka heijastavat kokonaiskuvaa esimerkiksi ylimmälle johdolle, osakkeenomistajille, pankeille jne.

5

Resurssien ja velkojen kirjanpidon organisoimiseksi kehitetään raportointiasiakirjojen muotoja, menetelmiä niiden täyttämiseksi, valmistelujen tiheys sekä siirtomenettely johdolle ja muille käyttäjille. Keskity likimääräiseen luetteloon asioista, joihin johdon kirjanpito perustuu: myynti, ostot, saamiset ja velat, valmiiden tuotteiden varastot, keskeneräiset tuotteet, raaka-aineet ja komponentit, valmistetut tavarat, vaihtokaupat, kassavirrat, lainasalkku, taseen ulkopuoliset velat, voitot ja tappiot, johdon tasapaino.

6

Kustannuslaskenta on tietojen analysointi yrityksen kokonaiskustannuksista, kannattavuudesta ja tappiollisesta kokonaisuudesta, yksittäisistä toiminta-alueista, tuotteista ja palveluista sekä toimialoista. Suorita se pätevästi ja avoimesti jakamalla kulut kustannuserien, esiintymistiheyden ja muiden parametrien mukaan. Luo mukavuuden vuoksi luokitteluopas, joka ottaa perustana tilikartan, tai luo oma malli, joka ottaa huomioon yrityksesi ominaisuudet.

7

Automatisoi tiedon valmistelu- ja välitysprosessi: erilaiset kehittäjät tarjoavat ohjelmistotuotteita tehokkaan kirjanpidon varmistamiseksi. Valitse vaatimuksillesi sopiva ohjelma jo olemassa olevista tai valmistele tekninen tehtävä uuden luomiseksi.

8

Ajan kuluessa paranna johdon kirjanpitojärjestelmää, mukauta sitä esiin nouseviin tarpeisiin analysoitaessa ja syntetisoimalla tietoja yrityksen taloudellisesta toiminnasta.