Kuinka kuvata liiketoimintaprosessia

Video: Affecto Forum 2013 Pekka Savolainen: Kuinka saavuttaa vähemmällä enemmän? 2024, Heinäkuu

Viime aikoina liiketoiminnalla on ollut taipumus siirtyä toiminnallisesta prosessinhallintaan, jonka yhteydessä oikean kuvauksen ja liiketoimintaprosessien muotoilun merkitys kasvaa merkittävästi. Vasta näiden toimenpiteiden suorittamisen jälkeen voidaan puhua liiketoimintaprosessien optimoinnista keinona lisätä yrityksen tehokkuutta.

Tarvitset

CASE-työkalu, jonka avulla voit formalisoida liiketoimintaprosessin graafisesti.

Käyttöohje

Ensimmäinen on lyhyesti ja täsmällisesti muotoilla kuvatun prosessin nimi. Sen pitäisi olla ymmärrettävää ja heijastaa liiketoimintaprosessin muodostavan toimintasarjan yleistä ydintä. Esimerkiksi sen sijaan, että "Tuotteen valmistusta koskevan sovelluksen jättäminen tuotantoon ja sen toteutuksen seuraaminen" on tarpeeksi nimetä prosessi "Tuotteen tuotannon seuranta". Toiseksi on oikein hajottaa koko kuvattu prosessi pienempiin ("atomisiin") tehtäviin tai aliprosessien toimintoihin ja määrittää niiden toteuttamisjärjestys. Tällaisen jaon yhteydessä kuvatusta prosessista tulee ylimmän tason prosessi. Ylätason prosessin yksityiskohdat voivat olla erilaiset, mutta sen tulisi olla riittävä ymmärrystä kuvaajaa käyttävälle yleisölle.

Liiketoimintaprosessia voidaan kuvata monella tapaa. Niistä suosituin on graafinen, erilaisissa merkinnöissä tehtyjen kaavioiden avulla (notaatio on merkistö, joka ilmaisee jotain).

Yleisimmät notaatiotyypit liiketoimintaprosessien kuvaamiseksi ovat IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) jne.

Pidetään esimerkiksi esimerkki BPMN (Business Process Modeling Notation) -merkinnässä toteutetusta kaaviosta käyttämällä PowerDesigner CASE -työkalua (kuva 1). Kaavion pääelementit ovat:

1. "Prosessi" (toiminto) - kulmista pyöristetty suorakulmio;

2. "Siirtymä" - nuolet, jotka yhdistävät prosessit;

3. ”Ratkaisu” - roma, joka sisältää kysymyksen, johon voidaan vastata vain ”Kyllä” tai “Ei”;

4. Edellytykset - tekstilausekkeet, joissa siirto toiminnasta toiseen suoritetaan. Ehdot ovat aina hakasulkeissa. Joskus on hyödyllistä hajottaa kaavio kappaleiksi (Tracks) - pysty- tai vaaka-osioiksi, jotka osoittavat yrityksen yksiköt tai työntekijät, jotka vastaavat tietyn toiminnon suorittamisesta. Tässä tapauksessa tämän toiminnon kuvakkeen tulisi olla sen osassa. Listattujen elementtien lisäksi kaavio voi sisältää myös luettelon datasta, joka on prosessin tulo tai lähtö, samoin kuin linkit sääntöihin tai määräyksiin, joiden mukaan tämä tai tuo toiminto suoritetaan. Esimerkki liiketoimintaprosessin kuvauksesta "Tuotteen valmistusohjaus" on esitetty kuvassa 1. On helppo huomata, että tämä kaavio on hyvin samankaltainen kuin ongelman ratkaisemiseksi tarkoitetun algoritmin lohkokaavio.

Prosessin graafista kuvausta voidaan myös täydentää sen aliprosessitoimintojen tekstikuvauksella taulukon muodossa, joka sisältää seuraavat sarakkeet: prosessin nimi, yksikkö (prosessin omistaja), prosessin kuvaus, prosessin suoritustulos. Esimerkki sellaisesta kuvauksesta on esitetty kuviossa 2. Jos kuvatun liiketoimintaprosessin odotetaan edelleen optimoivan, niin taulukkoon voidaan lisätä myös sarake, joka kuvaa parhaillaan käynnissä olevien aliprosessitoimintojen vaikeudet tai haitat.