Kuinka tehostaa toimitussopimuksia
Yrityksen asiakirjat tulisi pitää järjestyksessä. Jotta löydät helposti sopivan tavarantoimitussopimuksen muiden yrityspapereiden joukosta, kannattaa luoda heille erillinen hylly tai kansio. Mutta ei vain sitä. Myös itse sopimuksia on virtaviivaistettava.
Käyttöohje
1
Kerää kaikki sopimukset, jotka haluat järjestää, ja arvioi ne. Kiinnitä huomiota siihen, kuinka usein ne tehdään ja minkä kumppaneiden kanssa. Tämä auttaa sinua valitsemaan tavan luokitella asiakirjat.
2
Jos kumppaneita on paljon, tapa järjestää sopimukset niiden tekemispäivään mennessä on sopivampi. Jos sopimukset tehdään pitkän ajan kuluessa samojen yritysten kanssa, vastapuolet voivat ryhmitellä ne erilliseen luokkaan (kansioon). Ja joissain tapauksissa riittää, kun järjestetään sopimukset aakkosjärjestyksessä kumppaniyritysten nimillä.
3
Mitä tahansa menetelmää valitset, älä unohda, että tilavien kansioiden käyttö on erittäin hankalaa. Tarkista sopimukset ja poista vanhentuneet sopimukset yhteisestä kasaan. Luo heille erillinen kansio. Tällaisia sopimuksia sovelletaan useimmiten tapauskohtaisesti, jokapäiväisessä työssä niitä ei vaadita.
4
Suorittaessasi sopimuksia aikajärjestyksessä, noudata asiakirjojen ylläpidon ja säilyttämisen yleisiä periaatteita. Äskettäin tehdyt sopimukset sijaitsevat usein käytetyissä kansioissa. Alla on aikaisemman määräajan asiakirjoja. Arkistoon jättäessään päinvastoin ensimmäisen tulee olla päällä ja viimeinen allekirjoitettu sopimus.
5
Käytä merkkejä, etikettejä, kirjanmerkkejä ja muita toimistotarvikkeita erottaaksesi kategoriat visuaalisesti toisistaan. Varmista, että nämä rajaajat on korostettu selvästi kansiossa. Tämä helpottaa huomattavasti tarvittavien asiakirjojen etsimistä.
6
Kun kaikki tavaroiden toimitussopimukset on asetettu kansioon sopivalla tavalla, muista laatia asiakirjarekisteri. Ota se kannesta tai laita kansioon kaikkien sopimusten päälle. Jätä tyhjät rivit rekisteriin. Kun lisäät uutta sopimusta, kirjoita sitä koskevat tiedot rekisteriin.
