Kuinka järjestää paperityöt

Paperityöt - työskentely dokumenttien kanssa ja asiakirjatuki johdolle tässä organisaatiossa, jota ohjaa GOST R 51141-98 "Paperityöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät". Toimistotyön järjestäminen on saapuvien, lähtevien ja sisäisten asiakirjojen rekisteröinnin, varastoinnin ja käytön järjestämistä yrityksen nykyisessä toiminnassa.

Käyttöohje

1

Kun järjestät toimistotyötä, selvitä, onko yrityksesi, organisaatiosi, maantieteellisesti etäyksiköt tai sivuliikkeet, ota tämä seikka huomioon ja harkitse mekanismia vuorovaikutukseen näiden yksiköiden kanssa. Niissä olevan toimistojärjestelmän tulisi olla identtinen pääkonttorin kanssa, jotta vältetään ongelmat rekisteröinnin ja paperityön aikana.

2

Ajattele, mitä nykyisistä paperityömuodoista käytät: keskitettyä, sekoitettua tai hajautettua. Heidän valintansa määrittelee yrityksen rakenteen (onko sillä maantieteellisesti etäyksiköitä) ja toimistonhallintapalvelun tekniset laitteet. Jos tämä palvelu on pieni eikä sitä tarjota teknisesti, niin osa toiminnoista siirretään yksiköille. Tässä tapauksessa tapahtuu sekoitettua paperityötä. Mikäli tämä palvelu on varustettu kaikella tarvittavalla henkilöstöllä, laitteistolla ja ohjelmistolla, tämä muodonmuutos arkistointi keskitetään.

3

Valitse jokaisesta rakenneyksiköstä erityinen henkilöstöyksikkö, joka suorittaa paperityöt. Jos tämä ei ole mahdollista, nimeä toinen työntekijä, joka yhdistää päätehtäviensä hoitamisen virkamiehen tehtävään.

4

Määritä tapausten lukumäärä ja nimikkeistö, joka sisältää kaikki saapuvat, lähtevät ja sisäiset asiakirjat. Jos nämä ovat korkeamman (vanhemman) organisaation asiakirjoja, ne toimitetaan pään käsiteltäväksi. alajärjestöjen asiakirjat olisi toimitettava arvioitavaksi heidän kanssaan työskentelevästä varajohtajalle. Niinpä kansalaisten vetoomukset - sille edustajalle, jolla on velvollisuus työskennellä väestön kanssa.

5

Kun olet tunnistanut kirjeenvaihtajapiirin, luo luokittelu, jonka avulla voit välittömästi selvittää mihin kirjeenvaihtajaryhmään tämä asiakirja kuuluu. Määritä esimerkiksi koodi 01 viranomaisille, koodi 02 ylemmän organisaation kirjeille, koodi 03 toimittajille, koodi 04 asiakkaille jne. Tämä auttaa virtaviivaistamaan asiakirjojen liikkumista organisaation sisällä.

6

Päätä, missä muodossa työnkulku suoritetaan - lehdessä tai kortissa. Molemmat lomakkeet toteutetaan erityisissä sähköisissä asiakirjanhallintaohjelmissa. Jos et edelleenkään voi ostaa tällaista ohjelmaa, käytä sähköisiä asiakirjojen rekisteröintilehtiä, ne voidaan suorittaa Excelissä.